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這是在公司內(nèi)部收集有關(guān) SaaS 使用情況的見解的過程，以便在SaaS 堆棧上獲得更好的回報。 

為此，IT 團隊需要收集以下信息：

公司有多少應(yīng)用程序

哪些員工可以訪問哪些應(yīng)用程序

他們在應(yīng)用程序中擁有什么權(quán)限

如果他們正在積極使用這些應(yīng)用程序

他們是否對所提供的應(yīng)用程序感到滿意

他們是否可以在需要時訪問新應(yīng)用程序

如果用戶在未經(jīng)批準的情況下注冊新應(yīng)用

是否發(fā)生了適當?shù)挠脩粝戮€

SaaS用戶管理的重要性

每個 IT 團隊至少都希望記錄哪些員工可以訪問哪些應(yīng)用程序。盡管對于單個應(yīng)用程序，此信息在管理員帳戶中可用，但沒有一個儀表板可以包含所有信息。 

因此，通常，此記錄保存在電子表格中。簡而言之，這有助于 IT 檢查是否已配置所有應(yīng)用程序并密切關(guān)注SaaS 蔓延。 

現(xiàn)在，讓我們詳細看看這個數(shù)據(jù)庫是如何有用的。

1. 在員工入職和離職時提供幫助

每當新員工加入或離開組織時，都需要在目錄中添加或刪除他們的姓名。如果您沒有組織良好的數(shù)據(jù)庫，此過程可能會變得很麻煩。 

只有當您知道所有應(yīng)用程序都有權(quán)訪問時，您才能在員工離開時撤銷相同的權(quán)限。未撤銷的許可證可能會導致嚴重的威脅，沒有一家公司會希望他們的前雇員在離開公司后擁有公司信息。 

同樣，當員工入職時，他們需要在加入后立即獲得對應(yīng)用程序的訪問權(quán)限。否則可能會阻礙他們的生產(chǎn)力。 

2. 不管理應(yīng)用用戶會導致不必要的管理工作

如果您沒有正確管理用戶，您將浪費時間為每項新任務(wù)多次聯(lián)系員工。 

您可能想要檢查員工是否擁有他們未使用的應(yīng)用程序許可證，或者您可能想要檢查是否需要新的許可證。

如果您正在計劃明年的預算，您將不知道哪些應(yīng)用程序需要多少許可證。 

擁有用戶帳戶數(shù)據(jù)庫將為您簡化整個過程。

3. 用戶管理讓您遠離風險。

無法管理應(yīng)用程序用戶可能會導致數(shù)據(jù)泄露、合規(guī)性問題，或者可能通過應(yīng)用程序冗余消耗您的預算。

如果您沒有應(yīng)用程序列表和用戶數(shù)量，則很難知道您是否需要增加或減少許可證數(shù)量。也很難知道所有應(yīng)用程序是否都符合監(jiān)管要求。 

SaaS 用戶管理中的挑戰(zhàn)

當 SaaS 用戶管理無組織時，公司將面臨很多挑戰(zhàn)。因此，您的員工目錄系統(tǒng)必須彼此同步。

此外，有很多錯誤的機會，有時會給公司造成巨大的損失。

讓我們看看由于 SaaS 用戶管理不善導致的其他一些挑戰(zhàn)。

員工離職期間的數(shù)據(jù)相關(guān)風險：如果您現(xiàn)有的 SaaS 用戶管理存在漏洞，前員工仍然可以訪問公司敏感數(shù)據(jù)。當訪問權(quán)限未被撤銷或流程中斷時，您的員工可以繼續(xù)訪問文件，這可能會使您的公司面臨合規(guī)和數(shù)據(jù)泄露的風險。

入職時的生產(chǎn)力問題：當新用戶入職時，需要更新系統(tǒng)。他們必須獲得完成日常工作所需的所有工具。如果您沒有準確的 SaaS 用戶數(shù)據(jù)管理，他們需要等待數(shù)天或數(shù)周才能訪問所有必需的應(yīng)用程序。

為什么應(yīng)該使用 SaaS 管理平臺

典型的 SaaS 用戶管理目錄應(yīng)具有這些功能，以防止任何低效率。 

員工的角色：他們可以訪問哪些應(yīng)用程序？他們是管理員或合同所有者還是只是用戶？

許可證：是付費許可證還是免費許可證？

續(xù)訂到期：許可證何時到期？

使用情況：應(yīng)用程序被過度使用還是很少使用？

盡管可以在小型公司的電子表格中管理此記錄，但電子表格的問題在于隨著公司的發(fā)展，它們難以管理。 

如果您的公司員工少于 25 人，您可能可以在電子表格中管理您的 SaaS 目錄。但即便如此，您也需要不斷更新。 

現(xiàn)在想象一個擁有 500 多名員工的組織使用數(shù)千個應(yīng)用程序。甚至考慮在電子表格中有一個目錄也是令人難以置信的。它非常耗時且容易出錯。

這就是您需要 SaaS 管理平臺的時候。如果您有一個自動化系統(tǒng)來存儲此信息，該系統(tǒng)將充當記錄系統(tǒng)，您可以專注于您業(yè)務(wù)的其他重要方面。

SaaS 管理系統(tǒng)將通過以下方式幫助您：
1. 有助于規(guī)劃您的預算。當您知道應(yīng)用程序的數(shù)量和您擁有的許可證時，您可以輕松地規(guī)劃您的預算。此外，當您了解使用情況統(tǒng)計信息時，您可以取消配置未使用或很少使用或多余的應(yīng)用程序。這樣，您可以節(jié)省大量資金，可用于其他重要的商業(yè)計劃。 

2. 密切關(guān)注員工使用的工具。由于今天購買 SaaS 應(yīng)用程序非常容易，因此您的員工很有可能注冊了冗余或不安全的應(yīng)用程序。如果您著眼于整個 SaaS 環(huán)境，您可以找出員工可以訪問的應(yīng)用程序并消除它們。 
3. 調(diào)整許可證大小。比如說，兩個不同的部門分別注冊了一個應(yīng)用程序；您可以找到使用它的確切人數(shù)并將其納入一個訂閱。這將減少支付的金額，因為大多數(shù)應(yīng)用程序都有“企業(yè)”計劃，其價格相對低于其他計劃。